Numérisation de l'élaboration de propositions commerciales

Attention, la réponse à cet appel à projets doit être formulée en portugais, même si le formulaire de réponse est en français.

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ENGIE Brésil recherche une solution innovante pour la construction de devis et de propositions commerciales dans un format numérique. La solution doit permettre d'établir des devis sur mesure, et doit aussi permettre aux équipes commerciales un meilleur accès aux informations nécessaire, plus de souplesse et par conséquent une meilleure relation avec les clients. 

L'objectif principal est de réduire le temps requis et les coûts impliqués lors de l'établissement d'une proposition commerciale. Il s'agit d'un processus qui combine les efforts des équipes marketing, finance, comptabilité, ressources humaines, achats et juridique. Le projet doit donc inclure les fonctionnalités suivantes:

• Permettre de minimiser le risque d'erreur humaine : calculs standard, automatisation des calculs de taxes et d'expédition ainsi que des descriptions techniques
• Proposer des modèles standards
• Mettre à jour automatiquement les informations de base
• Etre moderne et innovant
• Fournir un document numérique bien conçu, pouvant être envoyé rapidement et avec précision en ligne
• Permettre la saisie de détails et d'informations supplémentaires si nécessaire
• Générer des baisses de coûts grâce à l'envoi par mail
• Conserver un enregistrement numérique des négociations
• Élaborer des propositions budgétaires tenant compte de la fiscalité et des réglementations locales
• Etre intégrable avec la plateforme SalesForce
• Permettre le paramétrage du budget en cours d’élaboration en fonction des besoins du client
• Inclure des fonction d'exportation, d'importation et d'extraction d'informations dans différents formats (pdf, doc, xls, etc)

Pour permettre au jury de prendre connaissance de votre solution, merci de formuler votre réponse en portugais, même si le formulaire est en français.

Gains et avantages pour les projets sélectionnés:

La solution retenue bénéficiera d'un développement collaboratif et d'un partenariat commercial gagnant-gagnant avec ENGIE, incluant :

• Le financement d'un projet pilote,
• L'accès à notre réseau et à nos contacts.
• Une visibilité lors d'événements spéciaux organisés ou sponsorisés par ENGIE. Le cas échéant, ENGIE délibérera en fonction de l'évaluation de la proposition, de ses mérites et de son potentiel de création de valeur.
• Le financement potentiel du développement du projet (le montant et le calendrier de financement seront définis par ENGIE en fonction de l'évaluation de la proposition, de ses avantages et de son potentiel de création de valeur).

Date limite de soumission: 9 octobre 2019

Description détaillée

L'objectif principal de cet appel est de réduire le temps requis et les coûts impliqués lors de la préparation d'une proposition commerciale. Lors de cette étape qui concerne presque tous les services, plusieurs révisions et versions sont habituellement élaborées. Comme le processus de budgétisation implique les équipes marketing, finance, comptabilité, ressources humaines, achats et juridique, toutes les informations requises doivent être constamment mises à jour et disponibles en temps réel, ce qui demande beaucoup de temps aux analystes budgétaires alors que ce temps pourrait être mieux utilisé dans des activités qui créent réellement de la valeur pour nos client. 

Les taxes et les calculs comptables constituent une partie importante du processus de budgétisation et doivent être effectués avec précision. Cette phase prend beaucoup de temps et est très susceptible d'erreurs humaines. L’adoption d’un logiciel peut favoriser une meilleure utilisation du temps et améliorer la précision du processus.

L’automatisation peut offrir d'autres avantages, comme l’intégration de secteurs tels que les achats, l'intégration des coûts associés au matériel et aux outils nécessaires. 

La solution recherchée doit permettre d'établir une proposition commerciale cohérente avec les besoins des clients et des prospects de l’entreprise. Les fonctionnalités suivantes doivent être incluses: 

• Minimiser le risque d'erreur humaine.en intégrant des calculs standard et l'automatisation du calcul des taxes et des frais d'expédition.
• Optimiser le temps nécessaire pour préparer la proposition en proposant des modèles standard.
• Mettre à jour automatiquement les informations de base, telles que les salaires et les marges. Ces données peuvent être renseignées dans une base de données par le service responsable et exportées sans intervention du secteur budgétaire.
• Moderniser, présenter l'innovation et la technologie dans tous les secteurs et procédures. Une entreprise qui se préoccupe de ces aspects crée généralement une image favorable auprès du public.
• Fournir un document numérique bien conçu, avec une présentation et un format attrayants, qui puisse être envoyé rapidement et avec précision. Ce document a pour but de transmettre au client l’idée qu’il investit dans la qualité.
• Fournir la possibilité de saisir des détails et des informations supplémentaires si nécessaire.
• L'envoi de la proposition en ligne élimine plusieurs étapes coûteuses telles que l'impression sur papier, le déplacement et les heures de travail.
• Faciliter le travail des analystes budgétaires. Lorsque le processus de calcul et l'achèvement de la description technique sont effectués automatiquement, le nombre d'ajustements supplémentaires à effectuer par le vendeur diminue considérablement.
• Garder un enregistrement numérique des négociations, des propositions soumises et des prix pour améliorer la relation avec les clients et le service après-vente tout en offrant de nouvelles opportunités commerciales.
• La solution devrait pouvoir élaborer des propositions budgétaires pour différentes villes / pays, en tenant compte de la fiscalité et des réglementations locales. La solution doit réponde à nos besoins, pouvoir être révisée et générer des simulations de manière rapide et fiable.
• Outre la réduction des coûts liés aux heures de travail des employés, la solution doit permettre de réduire les coûts liés aux matériaux utilisés, tels que le papier, les dossiers de stockage de fichiers et autres matériels de bureau.
• Intégration avec la plateforme SalesForce.
  
• Paramétrage du budget en cours d’élaboration en fonction des besoins du client.
• Fonctions d'exportation, d'importation et d'extraction d'informations dans différents formats (pdf, doc, xls, etc ...)

Critères d'éligibilité et de sélection:

• La plate-forme doit être de préférence en portugais (brésilien).
• Nous préférons les candidats du Brésil et d'Amérique du Sud, mais nous sommes ouverts à toutes solutions pouvant être facilement déployées au Brésil.
• La réponse doit être formulée en anglais ou en portugais, même si le formulaire est en français
  
• Caractère innovant de la proposition.
• Viabilité économique.
• Potentiel de développement.
• Maturité du projet / de la solution.
• Possibilité de lancer le projet rapidement.
• Rapport qualité / prix.
• Durée du retour sur investissement.
• Facilité de mise en œuvre.

Procédure de sélection et calendrier provisoire:

• Lancement de l'appel à projets le 03/06/2019.
• Date limite d'envoi des propositions: 9 octobre 2019
• Analyse et sélection des projets finalistes: 30 octobre 2019
• Présentation des projets sélectionnés aux membres du comité de sélection pour une meilleure compréhension des projets sélectionnés, facilitant ainsi la sélection finale des gagnants: novembre 2019
• Sélection finale des gagnants: décembre 2019